Ausgaben
Was zahlen wir monatlich, wofür? Eine Antwort statt drei Systeme.
Auf dem Konto steht der Betrag, im Archiv liegt die Rechnung, im Microsoft-Tenant hängen die Lizenzen. Yupana legt die drei Ebenen übereinander, bis jede Buchung ihren Anbieter, ihre Kategorie und ihren Beleg hat.
Lesezugriff, wo immer möglich. Hosting in Deutschland, Verschlüsselung der Bankdaten, Protokoll über jeden Zugriff.
Drei Orte, drei halbe Wahrheiten
Die Zahl gibt es nicht. Es gibt drei Bruchstücke davon.
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Das Konto
weiß, was abgebucht wurde, aber nicht wofür.
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Das Archiv
hat die Rechnung, aber nicht die Zahlung.
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Der Microsoft-Adminbereich
kennt die Lizenzen, aber nicht ihren Preis auf eurem Konto.
Wer die Frage trotzdem beantworten will, baut eine Tabelle. Und fängt beim nächsten Mal wieder von vorn an.
Warum das nicht an Disziplin liegt
Die Tabelle stimmt genau einen Tag lang.
Am Tag, an dem sie entsteht, ist sie richtig. Dann kommt ein Werkzeug dazu, ein Preis steigt um vier Prozent, jemand geht und seine Lizenz bleibt.
Nach einem Quartal ist sie Dekoration. Deshalb kennen die meisten Geschäftsführer ihre Softwarekosten als Bauchgefühl: „So zehn, zwölf Tausend im Monat, glaube ich."
An jeder Buchung hängen in Yupana der Anbieter mit Profil, die Kategorie und der passende Beleg aus dem Archiv.
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Kontobewegungen, ohne dass jemand eure Bank anfasst.
Yupana liest CAMT.053-Dateien. Das ist das Format, das deutsche Banking-Programme exportieren. StarMoney Business schreibt sie automatisch in einen Ordner, andere Programme auf Knopfdruck.
Ein kleiner Dienst auf eurem Server sieht in diesen Ordner, verschlüsselt jede neue Datei und schickt sie weiter. Einrichtung: höchstens 15 Minuten.
- Keine PSD2-Freigabe und kein Zugang zu eurem Online-Banking.
- Keine neuen Karten und keine Migration bestehender Zahlungswege.
- Ihr schaltet den Dienst ab, der Datenfluss endet. Sonst passiert nichts.
Aus Zeichenkette wird Anbieter
„AMAZON WEB SERVICES EMEA SARL" ist kein Lieferant, sondern ein Buchungstext.
Yupana recherchiert jeden Empfänger genau einmal: Firma, Beschreibung, Website, Branche, Sitz. Danach steht der Name an jeder Buchung von dort, ohne dass ihn jemand pflegt.
Ordnest du eine Buchung zu, gilt das für den ganzen Anbieter und für alles, was künftig von ihm kommt. Yupana lernt aus deiner Korrektur, nicht aus einem Regelwerk, das jemand warten müsste.
Den Rhythmus erkennt Yupana selbst: monatlich, quartalsweise, jährlich. Erst wenn das Muster unklar bleibt, fragt es ein Sprachmodell. Nie umgekehrt.
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Zu jeder Buchung das Dokument, das dazugehört.
Yupana durchsucht euer Dokumentenarchiv EcoDMS nach Betrag, Datum und Volltext und hängt den Treffer an die Buchung. Ein Klick öffnet die Originalrechnung im Archiv.
Das hat einen zweiten Nutzen, der selten geplant wird: Der Prüfpfad von der Zahlung zum Beleg entsteht dabei von allein. Genau den will die Betriebsprüfung sehen.
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Was jeder Platz kostet, und ob ihn jemand benutzt.
Über die Microsoft-Graph-Schnittstelle kommen Lizenzen, Zuweisungen und letzte Anmeldungen dazu. Lesend, ohne PowerShell und ohne monatlichen Export von Hand.
Damit steht neben jedem Mitarbeitenden, was er an Software kostet. Und neben jeder Lizenz, wann sie zuletzt benutzt wurde.
Bei Systemhäusern trennt Yupana eigene Lizenzen von Partner-Vorteilen und von dem, was an Kunden weiterverkauft ist. Sonst rechnet man sich Kosten an, die in Wahrheit Umsatz sind.
Was Yupana bewusst nicht tut
Eingehendes Geld bleibt draußen.
Kundenzahlungen werden gelesen, aber nicht als Ausgabe gezählt. Sonst steht in der Monatssumme eine Zahl, die niemand erklären kann.
- Yupana ist keine Buchhaltung und ersetzt kein DATEV. Es liest, was ohnehin entsteht.
- Bankdaten liegen verschlüsselt. IBAN und Kontostände tauchen in keinem Protokoll im Klartext auf.
- Jeder Zugriff und jede Freigabe steht im Audit-Log.
- Der Pen-Test steht noch aus. Er steht auf der Sicherheitsseite, nicht im Kleingedruckten.
Häufige Fragen
Was Kunden an dieser Stelle zuerst fragen.
- Muss ich meine Bank umstellen oder Karten wechseln?
- Nein. Yupana liest CAMT.053-Dateien, die eure Banking-Software ohnehin erzeugt. Es gibt keinen Zugriff auf euer Online-Banking, keine PSD2-Freigabe und keine neuen Karten.
- Was ist der Bridge-Dienst und wo läuft er?
- Ein kleiner Windows-Dienst bei euch im Haus. Er überwacht einen Ordner, verschlüsselt neue Dateien und schickt sie an Yupana. Eingerichtet ist er in höchstens 15 Minuten.
- Funktioniert das ohne EcoDMS?
- Ja. Ohne Archiv fehlt die Beleg-Verknüpfung, alles andere bleibt. Buchungen, Anbieterprofile, Kategorien, Verträge und Lizenzen funktionieren unabhängig davon.
- Wie kommen die Microsoft-365-Daten dazu?
- Über die Graph-Schnittstelle mit einer Freigabe durch euren Administrator, lesend. Yupana holt Lizenzen, Zuweisungen und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, sonst nichts.
- Sieht Yupana auch unsere Kundenzahlungen?
- Sie werden gelesen, aber nie als Ausgabe gezählt. In der Monatssumme stehen nur Abflüsse. Für Zuflüsse gibt es den Cash-Radar.
Nächste Stufe
Jetzt hat die Zeile einen Namen. Fehlt noch die Unterschrift.
Sobald klar ist, was eine Buchung ist, kommt die zweite Frage von selbst: Wollte das jemand, und weiß er noch davon? Dafür ist die nächste Stufe da.
Yupana liest CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software, ohne Zugriff auf das Online-Banking und ohne Kartenwechsel.
