BWA & Cash
Die Auswertung, die jeden Monat kommt, sagt endlich, was sie meint.
Lade das PDF hoch, das dein Steuerberater ohnehin schickt. Yupana rechnet es nach, erklärt die drei auffälligsten Posten mit ihrer Ursache und zeigt, was das für die nächsten zwölf Monate heißt.
Kein DATEV-Vertrag, keine Kanzlei-Software, keine Schnittstelle. Eine PDF-Datei genügt.
Am 18., wie jeden Monat
Die BWA kommt, wird überflogen und abgelegt.
Zwei Seiten Zahlenkolonnen. Oben ein Umsatz, unten ein vorläufiges Ergebnis, dazwischen Zeilen wie „sonstige betriebliche Aufwendungen". Alles korrekt, nichts davon eine Aussage.
Du siehst, dass das Ergebnis unter dem Vorjahr liegt. Warum, steht nirgends. Also legst du sie weg und nimmst dir vor, mit dem Steuerberater darüber zu sprechen.
Warum das nicht an dir liegt
Die BWA ist für die Buchhaltung geschrieben, nicht für die Geschäftsführung.
Sie zeigt Salden, keine Ursachen. Sie zeigt Monate, keine Entwicklungen. Und sie zeigt nie die Buchung, aus der ein auffälliger Posten entstanden ist.
Das rächt sich im Bankgespräch. Dort fragt jemand nach der Personalkostenquote im dritten Quartal, und die Antwort ist eine Vermutung.
Yupana liest die BWA als PDF, rechnet ihre Summen nach und erklärt die auffälligsten Posten mit ihrer Ursache.
PDF rein
Kein Schnittstellenprojekt. Eine Datei.
Yupana erkennt am Inhalt, was es vor sich hat: Kurzfristige Erfolgsrechnung, Jahresübersicht, Vorjahresvergleich, Wertenachweis, Summen- und Saldenliste. Der Dateiname ist egal.
Danach wird nachgerechnet. Passen die Zeilensummen zur Gesamtsumme? Ergibt der Vormonat plus der Monat den kumulierten Wert? Gibt es unbekannte Konten? Jeder Befund steht sichtbar da, statt im Protokoll zu verschwinden.
Ist ein PDF ein Scan ohne Textebene, sagt Yupana das, statt still halbe Zahlen zu übernehmen.
- 109 Monate echter Auswertungen sind im Pilotbetrieb eingelesen, aus acht Jahren Historie.
- Eine Auswertung mit 245 Positionen ist in 0,2 Sekunden gelesen.
- Im Zahlenpfad arbeitet kein Sprachmodell. Die Spalten werden über ihre Position auf der Seite erkannt, nicht geraten.
Das Herzstück
Drei Dinge, die diesen Monat auffallen. Mit Ursache und mit Betrag.
Statt „Materialaufwand plus 18 Prozent" steht da, welcher Posten dahintersteckt, was er gekostet hat und was ihn ausgelöst hat. Vier bis fünf Absätze, keine Zahlenwand.
Der Aufbau ist immer gleich: Lage in drei Sätzen, Befunde, Empfehlungen, Ausblick. Die Zahlen darin werden gerechnet, formuliert wird der Text.
Unter jedem Brief steht, worauf er beruht und was gefehlt hat. Etwa: basiert auf der BWA 12/2025, 24 Vormonaten und 89 Bankbuchungen, es fehlen Kontennachweis und Planzahlen.
Warum wir einem Sprachmodell hier nicht trauen
Ein falscher Betrag klingt genauso flüssig wie ein richtiger.
Deshalb wird jeder erzeugte Text geprüft, bevor ihn jemand sieht. Jeder Euro- und Prozentwert im Text muss in den geladenen Daten vorkommen. Kommt er nicht vor, wird der Text zurückgewiesen statt angezeigt.
Dazu kommen Quellen, die nichts miteinander zu tun haben: die Umsatzsteuervoranmeldung und die Zahlen aus der Warenwirtschaft werden gegen die BWA gerechnet.
Wo zwei unabhängige Quellen dasselbe sagen, ist die Zahl belastbar. Wo sie auseinandergehen, steht die Differenz mit Betrag da. Etwa: Saldenliste 179.000 €, Bank heute 143.000 €.
Und jede Zeile lässt sich aufklappen: von der BWA-Zeile zum Sachkonto, vom Konto zur einzelnen Bankbuchung, von dort zum Beleg und zum Vertrag. Was sich nicht verknüpfen lässt, wird als nicht verknüpft angezeigt.
Planung
Dein Plan existiert schon. Du musst ihn nur noch korrigieren.
Andere Werkzeuge zeigen ein leeres Raster mit zwölf Spalten und warten. Das ist Controller-Arbeit, und in kleinen Unternehmen macht sie niemand.
Yupana schreibt zuerst fort, was ohnehin gilt: erkannte Rhythmen, Vertragspreise, Lizenzkosten, Personalkosten, Saison aus acht Jahren Historie. Der Plan startet gefüllt.
Geplant wird danach in Sätzen, nicht in Zellen. „Ab März ein Techniker mehr." „Preise plus fünf Prozent ab Juli." „Diesen Vertrag zum 31.10. kündigen." Jedes Ereignis wirkt ab seinem Monat.
Ein Einstellungs-Ereignis rechnet die Arbeitgeberkosten selbst dazu. Ein Kündigungs-Ereignis kennt die Frist aus dem Vertrag und setzt den Wirkmonat allein. Klick auf eine Planzahl zeigt, aus welchen Teilen sie besteht.
Mit jedem neuen Import verschiebt sich die Grenze zwischen Ist und Plan. Der Plan veraltet nicht, weil ihn niemand pflegen muss.
Cash-Radar
Die nächsten 13 Wochen wochengenau, danach zwölf Monate im Blick.
Engpässe passieren nicht im Monatsraster, sondern in der Woche, in der Löhne, Umsatzsteuer und eine große Rechnung zusammenfallen. Deshalb sind die ersten 13 Wochen wochengenau.
Gespeist wird das aus erkannten Rhythmen, offenen Posten mit Fälligkeit, Lohnläufen und Steuerterminen. Jede Position trägt ihre Konfidenz, das Band um die Linie ist die eigentliche Aussage.
Sind die Bankdaten älter als drei Tage, steht das als Hinweis über dem Chart. Lieber ein sichtbares Datum als eine Genauigkeit, die es nicht gibt.
Wir haben diese Prognose gegen zwölf Monate echte Zahlungen laufen lassen. Sie schlägt die triviale Vorhersage um 7 %, der Netto-Fehler liegt bei 16.269 € im Monat.
Das ist kein Wunder, und deshalb ist die Frühwarnung für Minus-Monate bei uns noch abgeschaltet. Sie wird freigeschaltet, wenn die Datenlage sie trägt, und keinen Tag früher.
Wenn eine Frage bleibt
„Warum wird der November eng?"
Die Antwort kommt aus denselben geladenen Zahlen wie der Monatsbrief, mit Quellenzeile darunter und klickbaren Verweisen auf die Zeilen, aus denen sie stammt.
Kein Chat, der aus dem Internet antwortet. Und keiner, der rät: Was sich nicht aus den Daten belegen lässt, wird als offen benannt.
Drei passende Fragen stehen als Vorschlag da. Das löst das Problem, dass man vor einem leeren Eingabefeld selten weiß, was man fragen soll.
Häufige Fragen
Was zur Auswertung immer wieder gefragt wird.
- Welche BWA-Formen liest Yupana?
- Kurzfristige Erfolgsrechnung, Jahresübersicht, Vorjahresvergleich, Wertenachweis sowie Summen- und Saldenliste. Die Form erkennt Yupana am Inhalt und rechnet nach, ob die Summen zu ihren Positionen passen.
- Brauche ich DATEV oder einen Zugang zu meiner Kanzlei?
- Nein. Es genügt das PDF, das du monatlich bekommst. DATEV-Layouts sind am besten geprüft, weil die Pilothistorie daraus besteht. Andere Layouts sehen wir uns mit dir an.
- Kann die KI Zahlen erfinden?
- Sie kann es versuchen, aber der Text käme nicht durch. Jeder Euro- und Prozentwert wird gegen die geladenen Daten geprüft. Findet sich ein Wert dort nicht, wird der Text zurückgewiesen.
- Wie viel Aufwand ist die Planung?
- Der Plan startet gefüllt, aus Verträgen, Rhythmen und acht Jahren Saison. Du ergänzt Ereignisse in normalen Sätzen. Zellen füllt niemand aus.
- Warum warnt der Cash-Radar nicht vor Minus-Monaten?
- Weil unser Rückwärtstest ihn nur 7 % besser als die triviale Vorhersage zeigt. Eine Warnung, die zu oft daneben liegt, wird weggeklickt. Sie bleibt aus, bis die Daten sie tragen.
- Wo bleiben meine Zahlen?
- Auf Servern in Deutschland, verschlüsselt, mit Protokoll über jeden Zugriff. Bei der Sofort-Analyse auf der Website verlässt die Datei den Browser gar nicht erst.
Bevor du fragst
Was du dafür nicht brauchst.
- Keinen DATEV-Vertrag, keine Kanzlei-Software, keine Schnittstelle zu deinem Steuerberater. DATEV-Auswertungen liest Yupana am zuverlässigsten, andere Layouts prüfen wir mit dir.
- Keine Planzahlen. Fehlt ein Budget, rechnet Yupana eine eigene Erwartung aus der Historie und nennt sie auch so.
- Keine automatischen KI-Läufe. Eine Auswertung startet, wenn du sie startest, und ihr Preis steht vorher auf dem Knopf.
- Keinen Upload für den ersten Blick. Bei der Sofort-Analyse wird die Datei im Browser gelesen und verlässt dein Gerät nicht.
Der schnellste Weg, das alles zu beurteilen, ist die letzte BWA. Eine Datei, ein paar Sekunden, und du siehst, was Yupana daraus liest.
Der Cash-Radar zeigt die nächsten 13 Wochen wochengenau und danach monatlich bis Monat zwölf.
