Verträge
Kein Vertrag verlängert sich, ohne dass ihr vorher gefragt worden seid.
Yupana holt Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsregel aus dem Dokument, das ohnehin im Archiv liegt. Und meldet sich, solange Handeln noch etwas ändert.
Gelesen statt geschätzt: Jede Frist zeigt die Stelle im Dokument, aus der sie stammt.
3. November, 8:12 Uhr
„Vielen Dank, Ihr Vertrag hat sich um zwölf Monate verlängert."
Die Mail ist freundlich. Die Frist war der 30. September, drei Monate vor Laufzeitende. Gekündigt hätte man im Juni müssen, gemerkt hat es niemand.
Der Vertrag liegt seit vier Jahren im Archiv. Darin steht alles, was man hätte wissen müssen. Gelesen hat ihn seit der Unterschrift keiner mehr.
Warum Kalendereinträge das nicht lösen
Die teuerste Zahl im Vertrag ist die Frist, die niemand kennt.
Fristen stehen in PDFs, nicht in Kalendern. Wer sie eintragen will, muss jeden Vertrag einmal lesen, das Datum ausrechnen und es dann vier Jahre lang pflegen.
Genau diese Kette reißt. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil ein einzelner Eintrag im Jahr 2022 gemacht wurde und der Kollege, der ihn gemacht hat, gegangen ist.
Yupana liest Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit aus dem Originaldokument und warnt 90, 60 und 30 Tage vor der Verlängerung.
Nicht raten, lesen
Yupana zieht die Frist aus dem Papier, nicht aus dem Buchungsrhythmus.
Aus dem Archiv holt sich Yupana den Vertrag oder die Rechnung und wertet sie aus: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsregel, nächstes Kündigungsfenster.
Jeder dieser Werte zeigt, woher er stammt. Ein Klick öffnet das Original an der Stelle, an der es steht. Was Yupana nicht findet, behauptet es nicht, sondern lässt das Feld leer.
Bevor eine solche Auswertung startet, steht ihr Preis auf dem Knopf. Nichts läuft im Hintergrund und nichts läuft ungefragt.
90, 60, 30
Drei Warnungen, bevor es zu spät ist.
Der Renewal-Kalender zeigt, was sich in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen verlängert, was noch kündbar ist und ab wann nicht mehr.
Die Erinnerung geht an den Verantwortlichen für diesen Vertrag, nicht an eine Sammeladresse. Wie viele Tage vorher, stellt ihr ein.
Wer eine Erinnerung öffnet, sieht nicht nur das Datum: daneben stehen die letzten Zahlungen, der Beleg und, bei Software, wie viele Plätze überhaupt benutzt werden.
Die Verpflichtung hinter dem Preis
Ein Rahmenvertrag ist keine Kostenposition, sondern eine Zusage.
Im Pilotbetrieb hat Yupana drei Verträge aus dem Archiv ausgewertet. Bei einem stand eine Mindestabnahme von rund 8.000 € im Jahr, die vorher niemand auf dem Zettel hatte.
Yupana rechnet mit, wie viel davon abgerufen ist, und ordnet die passenden Abbuchungen der Akte zu. Beim genannten Vertrag war das eine Zahlung über 6.052 €.
Der Restbetrag steht dann im Sommer da, nicht am 20. Dezember.
Vom Entschluss bis zur letzten Abbuchung
Der Entwurf steht fertig da. Verschickt wird von Hand.
Wer kündigen will, bekommt den Text in Deutsch oder Englisch, mit Adresse und Frist aus den Vertragsdaten. Yupana schreibt keine Briefe im Namen eures Unternehmens, das bleibt eure Unterschrift.
Danach läuft der Status mit: Kündigung raus, Bestätigung da, letzte Abbuchung erwartet am, Lizenz beendet. Bis die letzte Buchung wirklich durch ist.
Ohne dieses Nachhalten stehen gekündigte Verträge noch Jahre auf dem Konto. Das ist keine Theorie, sondern der häufigste Befund beim ersten Durchgang.
Für den Rest
Nicht jeder Vertrag existiert als Dokument.
Wo kein Papier liegt, erkennt Yupana den Rhythmus aus den Zahlungen selbst und legt eine Akte an: Betrag, Frequenz, erste Buchung, nächste erwartete Zahlung. Frist und Laufzeit ergänzt ihr von Hand.
Eine Kündigung wirkt dann auch in der Planung. Das Ereignis kennt die Frist, rechnet den Wirkmonat selbst aus und zeigt, was ab dann übrig bleibt.
Häufige Fragen
Was Verträge in der Praxis aufwerfen.
- Woher kennt Yupana unsere Kündigungsfristen?
- Aus dem Vertrag oder der Rechnung im Dokumentenarchiv. Yupana wertet das PDF aus und zeigt zu jedem Wert die Fundstelle. Was nicht im Dokument steht, bleibt leer statt geraten.
- Was passiert, wenn ein Vertrag gar nicht im Archiv liegt?
- Dann erkennt Yupana den Zahlungsrhythmus und legt eine Akte mit Betrag, Frequenz und nächster erwarteter Zahlung an. Frist und Laufzeit tragt ihr einmal von Hand nach.
- Verschickt Yupana Kündigungen automatisch?
- Nein. Es erstellt den Entwurf mit Adresse und Frist. Verschickt wird von euch, weil eine Kündigung eine Erklärung eures Unternehmens ist und keine Automatik sein sollte.
- Wer bekommt die Erinnerung?
- Der Verantwortliche für den jeweiligen Vertrag. Wie viele Tage vor Fristablauf erinnert wird, stellt ihr selbst ein. Sammelpostfächer sind bewusst nicht der Standardweg.
- Merkt Yupana, wenn eine Kündigung nicht gewirkt hat?
- Ja. Der Status läuft bis zur erwarteten letzten Abbuchung mit. Bucht der Anbieter danach weiter, fällt das auf, statt still auf dem Konto zu bleiben.
Nächste Stufe
Was eine Kündigung bringt, sieht man erst in der Auswertung.
Ein gekündigter Vertrag ist eine Zahl, die im nächsten Jahr fehlt. Wo genau sie fehlt, in welcher Zeile und in welchem Monat, zeigt die nächste Stufe.
Im Renewal-Kalender steht, was sich in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen verlängert und bis wann es kündbar bleibt.
